Cari Mutabakat Aydınlatma Metni

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("Kanun") 10'uncu maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla HAVA ÖZEL tarafından hazırlanmıştır.

Cari Mutabakat tarafından toplanan ve işlenen kişisel veriler, Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak işlenmekte ve korunmaktadır. Cari Mutabakat, kişisel verilerin hukuka uygun şekilde işlenmesi, muhafaza edilmesi ve güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirleri almaya özen göstermektedir.

Kanun kapsamında kişisel verileri işlenen gerçek kişiler, aşağıdaki metni inceleyerek Cari Mutabakat tarafından veri sorumlusu sıfatıyla işlenen kişisel veriler, bunların işlenme amaçları, aktarılan alıcı grupları, toplanma yöntemi ve hukuki sebebi ile söz konusu kişisel verilere ilişkin hakları hakkında bilgi edinebilir.

1. Kişisel Verileriniz Nelerdir?

Kişisel veriler, kimliğinizi belirleyen ya da belirlenebilir kılan bilgiler anlamına gelmektedir. Cari Mutabakat tarafından işlenebilecek kişisel veri kategorileri aşağıda belirtilmiştir:

• Kimlik ve iletişim bilgileri: Ad, soyad, e-posta adresi, kullanıcı hesabı bilgileri ve kullanıcı tarafından sağlanan şirket adı verileri.
• Hesap ve güvenlik bilgileri: Şifre özeti, e-posta doğrulama kayıtları, şifre sıfırlama kayıtları, oturum bilgileri, işlem güvenliği kayıtları ve güvenlik logları.
• Şirket ve Luca entegrasyonu bilgileri: Mükellef kısa adı, vergi numarası, vergi dairesi, dönem bilgileri, cari kod, cari ad, borç, alacak, bakiye, para birimi ve karşı taraf e-posta adresi gibi Luca entegrasyonu ve cari mutabakat süreçlerinde kullanılan veriler.
• Mutabakat ve dosya bilgileri: Mutabakat başlığı, karşı taraf şirket adı, karşı taraf e-posta adresi, mutabakat notları, davet bağlantısı veya token bilgileri, mutabakat yanıtı, red nedeni, yüklenen Excel/PDF dosyaları, dosya adı, içerik türü, dosya boyutu, saklama yolu ve karşılaştırma sonuçları.
• Ödeme, abonelik ve faturalama bilgileri: Paket bilgileri, kullanım limitleri, kullanım sayaçları, deneme kullanımı, ödeme işlem referansı, fatura unvanı/ad soyad, VKN/TCKN, vergi dairesi, fatura adresi, il, ilçe, telefon ve fatura e-posta adresi.

2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları, Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz; web sitesi, kayıt ve giriş formları, kullanıcı panelinde yapılan işlemler, Luca entegrasyonu ve tarayıcı eklentisi aracılığıyla aktarılan veriler, mutabakat dosyası yükleme alanları, karşı taraf davet bağlantısı ve yanıt formları, e-posta, destek talepleri, sistem logları, güvenlik kayıtları ve ödeme akışı vasıtasıyla otomatik veya kısmen otomatik yöntemlerle toplanmaktadır.

Cari Mutabakat, Kanun'un 4'üncü maddesindeki genel ilkelere bağlı kalarak kişisel verilerinizi hukuka uygun şekilde, belirli, açık ve meşru amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlemektedir.

Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen Rollerinin Ayrımı

Cari Mutabakat, B2B modeliyle çalışan bir yazılım platformudur. Platforma üye olan kullanıcıların kayıt bilgileri, kullanıcı hesabı bilgileri, ödeme/faturalama süreçleri ve sistem güvenliği kayıtları bakımından veri sorumlusu HAVA ÖZEL'dir.

Kullanıcıların sisteme yüklediği cari kayıtlar, mutabakat dosyaları ve bu dosyaların içeriğinde yer alan karşı taraflara ait borç, alacak, bakiye, e-posta ve benzeri veriler bakımından Cari Mutabakat, kullanıcının talimatları doğrultusunda veri işleyen sıfatıyla hareket eder. Bu verilerin hukuka uygun şekilde elde edilmesi, doğruluğu ve ilgili kişilerin aydınlatılması sorumluluğu kullanıcıya aittir.

Sözleşmenin Kurulması veya İfası Hukuki Sebebine Dayalı İşleme

• Üyelik oluşturulması, kullanıcı hesabının yönetilmesi, e-posta doğrulama ve şifre sıfırlama süreçlerinin yürütülmesi.
• Cari mutabakat talebi oluşturulması, Luca üzerinden aktarılan verilerle taslak mutabakat hazırlanması.
• Karşı tarafa güvenli mutabakat daveti gönderilmesi, karşı tarafın üyelik açmadan yanıt vermesi ve gerektiğinde dosya yüklemesi.
• Yüklenen dosyaların saklanması, karşılaştırılması ve fark analizi üretilmesi.
• Paket, abonelik, kullanım limiti, tek seferlik ödeme, fatura bilgisi alma ve faturalama süreçlerinin yürütülmesi.

Hukuki Yükümlülük Hukuki Sebebine Dayalı İşleme

• Fatura, muhasebe, beyanname ve ilgili mevzuattan doğan saklama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarından gelen yasal taleplerin karşılanması.
• Bilgi güvenliği yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.

Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması Hukuki Sebebine Dayalı İşleme

• Uyuşmazlıkların çözümü, talep ve şikayetlerin incelenmesi.
• Hatalı işlem, kötüye kullanım veya güvenlik ihlali iddialarının araştırılması.
• Hukuki süreçlerin yürütülmesi ve delil niteliğindeki kayıtların saklanması.

Meşru Menfaat Hukuki Sebebine Dayalı İşleme

• Hizmetin güvenli ve kararlı şekilde çalıştırılması.
• Teknik hata analizlerinin yapılması.
• Kötüye kullanımın önlenmesi.
• Kullanım limitlerinin takip edilmesi ve hizmet kalitesinin korunması.

Açık Rıza Gerektiren Süreçler

Açık rıza gerektiren bir süreç devreye alınırsa, bu süreç için ayrıca ve açık şekilde bilgilendirme yapılarak onayınız talep edilir. Aydınlatma metni, açık rıza metni yerine geçmez.

3. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, bu aydınlatma metninde yer verilen amaçlarla ve yasal dayanaklara uygun olarak aşağıdaki yurt içi veya yurt dışındaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Barındırma, veritabanı, dosya saklama, güvenlik, teknik altyapı ve bakım hizmeti sağlayıcıları.
• İşlem e-postalarının gönderimi için e-posta altyapı hizmeti sağlayıcıları.
• Ödeme alınması ve ödeme güvenliği süreçleri için PayTR ve ilgili ödeme altyapısı tarafları.
• Fatura, e-fatura/e-arşiv, beyanname ve muhasebe süreçleri için mali müşavir, muhasebe ve elektronik belge hizmeti sağlayıcıları.
• Mutabakat davetinin iletilmesi ve yanıt sürecinin yürütülmesi için kullanıcının davet ettiği karşı taraflar.
• Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri.

Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması

Barındırma, veritabanı, e-posta gönderimi, ödeme ve benzeri teknik altyapı hizmet sağlayıcılarının sunucu ve operasyon yapıları nedeniyle kişisel verileriniz yurt dışındaki sistemler üzerinden işlenebilir veya aktarılabilir. Yurt dışına aktarım süreçleri, Kanun'un 9'uncu maddesinde ve ilgili ikincil mevzuatta yer alan kurallara uygun şekilde yürütülür.

4. Kişisel Verilerin Saklanması

Kişisel verileriniz, işlenme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleriyle sınırlı olarak muhafaza edilir. Tamamlanan mutabakatlara ait dosyalar, işlenme amacının ortadan kalkmasının ardından makul süre içinde silinir veya imha edilir. Aktif, taslak veya devam eden işlemlere ait kayıtlar hizmetin sunulması için gerekli süre boyunca saklanır. Hesap, abonelik, ödeme, fatura ve muhasebe kayıtları ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca; güvenlik ve log kayıtları ise uyuşmazlıkların çözümü ve sistem güvenliğinin sağlanması için makul sürelerle saklanır.

5. Kişisel Verilerin Korunmasına Yönelik Haklarınız

Kanun'un 11'inci maddesi gereğince veri sorumlusuna başvurarak kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme, Kanun'da öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararınızın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

6. İletişim ve Başvuru Yöntemi

Kanun'un uygulanmasıyla ilgili taleplerinizi ve kişisel verilerinizle ilgili sorularınızı, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun şekilde, sistemimizde kayıtlı olan e-posta adresiniz üzerinden destek@carimutabakat.com adresine e-posta göndererek veya kayıtlı elektronik posta adresiniz üzerinden hava.ozel@hs01.kep.tr KEP adresine ileterek ulaştırabilirsiniz.

Yazılı başvuru yapmak istemeniz durumunda başvurularınızı GAZİ OSMAN PAŞA MAH. GÖÇMENLER SK. OZAYDIN AP NO: 18 ÇERKEZKÖY/TEKİRDAĞ adresine ıslak imzalı bir dilekçe ile, KEP adresine veya yasal tebligat yollarıyla ulaştırabilirsiniz. Başvurularda ad, soyad, imza, T.C. Kimlik Numarası veya yabancılar için uyruk/pasaport numarası, tebligata esas adres, varsa bildirime esas e-posta adresi ve telefon numarası ile talep konusunun bulunması gerekir. Kimliğinizi teyit etmek amacıyla ek bilgi veya belge talep edilebilir.

7. Aydınlatma Metni Hakkında

Bu aydınlatma metni yayımlandığı tarih itibarıyla geçerlidir. Cari Mutabakat, gerekli olduğu takdirde bu metinde değişiklik yapabilir. Metinde yapılacak değişiklikler carimutabakat.com üzerinde yayımlanmasıyla birlikte geçerlilik kazanır.